展覽品運輸是指展品包裝結(jié)束后，通過運輸工具將展品移動至目的地的行為(包括展品裝卸作業(yè))。其責(zé)任范圍為自出發(fā)地的展品包裝箱離地時始，至到達(dá)目的地的展品包裝箱落地時止。
從廣義上來講，展品運輸包括展覽前后展品的運輸、會展活動期間向展商和參展觀眾分發(fā)食物的運輸，以及與此相配套的會展設(shè)施的運輸?shù)取?
從狹義上來講，展品運輸就是指以展品為主體所產(chǎn)生的運輸過程。
在參加出國展時，展覽組織者一般會將展品的運進運出全權(quán)委托外運公司處理。組織者要按外運公司的要求，提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等情況。
這里。有很多地方應(yīng)該特別注意：
一、抵港時間最好稍微留有余地，以防意外延誤。但抵港時間也不宜過早，以免增加倉儲費用，減少展品受損的可能;
二.展覽品具備集裝箱運輸條件的，盡量使用集裝箱運輸方式;在散裝出運時，要盡量考慮到到港卸貨是否便捷：
三、嘜頭、箱號、裝卸運輸標(biāo)志要力求明顯。展覽道具箱外嘜頭的擬定。一般取展在國的大寫首字母，加上展出年：同時還要有箱號、體積、重且吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標(biāo)志。
需要準(zhǔn)備的證書包括：
一、送海關(guān)的一式兩份展覽品清單，包括樣張;展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊等：有些國家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重。文字要求展出國語種與展在國語種相對照：
二、本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書;
三、對某些食品、毛皮制品等，還須出具檢疫證書。
成千上萬的觀眾涌進展覽會，看到的是各家廠商各具風(fēng)格的展臺，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會開始之前。這里還是一片“有計劃、有組織的”的混亂，運輸車輛橫七豎八 卡車司機忙著對號人座，參展商等候著自己展品的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展臺，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。
多種多樣的展覽會自然有數(shù)不勝數(shù)的展品 天上飛的火箭飛機、地上跑的活體動物均可入主展覽場地 因而對展品運輸也就有不同的需求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量，確定是否租用運輸裝卸器械?；蚋纱辔羞\輸公司。從展臺搭建商那里。參展商也可以得到很多有用的建議。因為搭建商主要負(fù)責(zé)搭建和協(xié)調(diào)工作，比如安排先后順序，出租人力和器械等。
在展覽會的展品裝卸過程中。一般會遇到兩種情況：
一是直接裝卸，就是按照搭建日期把卡車直接開到展廳，由展品運輸商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲存;易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可;如果數(shù)量較小或提前送貨，最好集中進行。采用這種方式應(yīng)注意，時間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性例如交通阻塞或事故等等。在開始措建之前，貨物應(yīng)運抵展品運輸商處。由他們暫時儲存貨物，并按照規(guī)定的時間運到展臺位置。
需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運人現(xiàn)場一般展館內(nèi)都有汽車起重機，可以幫忙起吊這些物品或材料。但是如果展臺搭建已經(jīng)過半，這樣的機器就難有用武之地了。當(dāng)然。專業(yè)的展品運輸商肯定能想方設(shè)法把所有的展品弄進展廳，偶爾也會演出一幕“千鈞一發(fā)”的好戲。遇到物件過大，無法從大門進入的情況“老大難貨運組”就派上了用場。他們得設(shè)法在貨物下方裝上輪子，然后手工推進展廳。
對參展商來說。通過展品運輸商卸貨可以省不少麻煩，還可以節(jié)約一部分相關(guān)費用。
還有一種情況是參展商自行卸貨而不委托展品運輸商。在搭建現(xiàn)場，一般備有門種固定的器械供租用，包括叉式裝卸機和手動小起重車等。到了高峰期。各種機械，甚至一些特殊機械，如12噸的鏟車也都紛紛投入使用，常常會有50幾臺機械同時不間斷工作的場面出現(xiàn)，一眼望去，搭建現(xiàn)場上各種器械高低錯落，一片繁忙景象。這種情況下。參展商最好早早預(yù)約運輸時間，提前6-8周為宜。
展覽會服務(wù)手冊中附有預(yù)約表格。上面列有時間、器械和人員需要。參展商特別要注意準(zhǔn)確地填寫以下幾點：
·運輸?shù)攸c(展廳和展臺號)
·運輸時間
·所需器械
·需用器械時間
·需用人力情況
應(yīng)該說，上述兩種方法運用起來各有千秋。雇用展品運輸商。費用無疑不菲。參展商，特別是中小企業(yè)需要精打細(xì)算。按運輸商的說法。參展商把一項運輸計劃一攬子委托給運輸商，是最保險的做法。因為作為專業(yè)隊伍他們能夠做到面面俱到。例如按照專業(yè)要求。把出于安全原因不能在展覽現(xiàn)場存放的展品或材料合理地儲存;為參展商提供電子條碼服務(wù)等，盡可能按照參展商要求提供全面服務(wù)。
“天下沒有不散的宴席”，用這句話來形容展覽會再貼切不過了。千辛萬苦搭成的展臺在熱鬧一番后又要“無可奈何花落去”了。貨物回運有些是在展前就作好計劃的。展覽當(dāng)中才做決定也屬正常。因為參展商開始時可能會難以決定哪些東西要帶回去。宣傳手冊分發(fā)了，許多展品也將賣掉。如果定了如上所說的一攬子委托合同，那么展品運輸商還要負(fù)責(zé)把這些東西運到“新主人”手里并與海關(guān)談判確定展品進出口的有關(guān)事宜。
最后一項工作盡管也需要經(jīng)驗，但是即使最有經(jīng)驗的運輸商也不敢夸口他們在各國海關(guān)都“路路通”。畢竟國情有別。所以，參展商可以把展臺搭建的業(yè)務(wù)一攬子委托出去，但如果認(rèn)為因此就可以高枕無憂了，顯然過于樂觀，直到走好最后一步棋才算大功告成。
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